هر تیم رسانه اجتماعی متشکل از بیش از یک نفر نیاز به یک فرآیند تایید رسانه اجتماعی دارد.
فرآیندهای تایید محتوا مختص رسانه های اجتماعی نیست. برای مثال، احتمالاً در حال حاضر یک فرآیند تأیید برای وبلاگ یا وب سایت خود دارید. اما بی‌درنگ و دسترسی کانال‌های اجتماعی، گردش کار تایید را برای پست‌های اجتماعی شما مهم‌تر می‌کند.
در اینجا، نحوه راه‌اندازی یک گردش کار تأیید رسانه‌های اجتماعی را توضیح می‌دهیم که به تیم شما امکان می‌دهد به طور مؤثر با هم همکاری کنند و در عین حال اطمینان حاصل شود که محتوای شما تمیز، صحیح و دارای برند است .
امتیاز: یک الگوی راهنمای سبک رسانه اجتماعی رایگان و قابل تنظیم دریافت کنید تا به راحتی از ظاهر، احساس، صدا و لحن ثابت در تمام کانال های اجتماعی خود اطمینان حاصل کنید.
اگر از قبل فرآیندی را در پیش گرفته‌اید، این ویدیو در مورد کارآمدتر کردن گردش کار تأیید رسانه‌های اجتماعی به شما کمک می‌کند:
فرآیند تایید رسانه های اجتماعی جریان کاری است که در آن محتوا از یک ذینفع به ذینفع دیگر منتقل می شود تا در نهایت پست شود.
یک فرآیند تأیید خوب طراحی شده، تمام مراحل درگیر در فعالیت رسانه های اجتماعی شما، از تولید محتوا تا ارسال در یک پلت فرم رسانه اجتماعی را مشخص می کند. همچنین یک مسیر روشن برای محتوای شما از فردی به فرد دیگر از طریق سازمان شما ایجاد می کند. این اسناد نشان می دهد که کدام سهامداران و چه زمانی درگیر می شوند. در نهایت، مشخص می‌کند چه کسی صلاحیت نهایی برای تأیید محتوا برای پخش زنده در کانال‌های رسانه اجتماعی برند شما را دارد.
قبل از اینکه بتوانید خط‌مشی خود را بنویسید، باید مقدماتی را انجام دهید. در اینجا تمام ابزارها و جزئیاتی که برای شروع کار باید داشته باشید آمده است:
مرحله 1: استراتژی رسانه های اجتماعی خود را تعریف کنید
اگر از خوانندگان همیشگی وبلاگ Hootsuite هستید، می دانید که ما در مورد استراتژی زیاد صحبت می کنیم. ما به برنامه ریزی و هدف گذاری اعتقاد راسخ داریم . بدون اینکه بدانید کجا می خواهید بروید، بعید است که به آنجا برسید.
چرا قبل از اینکه بتوانید فرآیند تایید خود را تنظیم کنید به یک استراتژی اجتماعی نیاز دارید ؟
یک استراتژی واضح، تولید محتوایی را برای تولیدکنندگان محتوا (طراحان گرافیک و بازاریابان محتوا) آسان‌تر می‌کند که با آنچه سهامداران ارشد انتظار دارند ببینند، همسو باشد. همه افراد را در یک صفحه قرار می دهد و در زمان صرفه جویی می کند و میزان رفت و برگشت مورد نیاز در سطح پست فردی را کاهش می دهد.
یک استراتژی شفاف رسانه های اجتماعی همچنین به شما امکان می دهد بفهمید که آیا روند تأیید شما با اهداف شما همسو است یا خیر. به عنوان مثال، اگر استراتژی شما شامل قرار گرفتن در لبه پیشرو موضوعات پرطرفدار باشد، باید تعداد ذینفعان و جدول زمانی آنها را به طور مناسب تنظیم کنید.
مرحله 2: نقش ها و مسئولیت های تیم و ذینفعان را تعریف کنید
بیش از 20 درصد از مشتریان Hootsuite در بازار میانی دارای چندین تیم هستند که از رسانه های اجتماعی استفاده می کنند. برای ایجاد یک فرآیند موثر رسانه های اجتماعی، باید همه افراد و تیم هایی را که از شبکه اجتماعی استفاده می کنند و چه کسانی در تاییدیه ها برای هر کدام دخیل هستند، مشخص کنید.
این که چگونه به نظر می رسد به شما بستگی دارد. شاید هر تیمی کانال ها و فرآیندهای تایید خاص خود را داشته باشد. یا شاید چند نفر از ذینفعان ارشد دروازه بان تمام محتوای اجتماعی برند شما باشند.
نکته مهم این است که همه اینها ثبت شود.
به عنوان مثال، شما باید ضبط کنید:
- چه کسی محتوای رسانه های اجتماعی را ایجاد و زمان بندی می کند؟
- چه کسی محتوا را برای حفظ کیفیت ویرایش می کند؟
- چه کسی محتوا را تایید و منتشر می کند؟
در یک شرکت با اندازه متوسط، فرآیند تأیید محتوای رسانه های اجتماعی ممکن است شامل نقش های زیر باشد:
- سازندگان محتوا: نویسندگان، طراحان، ویراستاران ویدئو، و هر کس دیگری که در تولید و زمان‌بندی محتوا دخیل است.
- ویرایشگرهای محتوا که محتوا را برای زبان، سبک و سازگاری در حساب‌های رسانه‌های اجتماعی ویرایش می‌کنند.
- مدیران رسانه‌های اجتماعی که محتوا را تأیید می‌کنند و اطمینان می‌دهند که برنامه انتشار با استراتژی کلی برند و بهترین زمان‌ها برای ارسال پست مطابقت دارد.
در این راه‌اندازی، احتمالاً می‌خواهید که ویرایشگر و مدیر رسانه‌های اجتماعی دسترسی بیشتری نسبت به تولیدکنندگان محتوا در فرآیند و ابزار تأیید رسانه‌های اجتماعی شما داشته باشند.
به عنوان مثال، در Hootsuite، می توانید تنظیمات مجوز را کنترل و محدود کنید. شما می توانید دسترسی سازندگان محتوا را محدود کنید تا فقط ویرایشگران و مدیران بتوانند محتوا را منتشر کنند. این کار باعث می‌شود که محتوا به‌طور تصادفی قبل از تأیید، پخش شود.
مرحله 3: یک راهنمای سبک رسانه های اجتماعی ایجاد کنید
برند شما چه نوع محتوایی را پست می کند؟ آیا از املای انگلیسی استفاده می کنید یا آمریکایی؟ یا کلا یک زبان دیگر؟ آیا لحن برند شما بازیگوش و سرگرم کننده است؟ یا آموزنده و جدی؟ موضع شما در مورد هشتگ ها و ایموجی ها چیست؟
همه اینها مواردی است که باید در نظر بگیرید تا اطمینان حاصل کنید که محتوای رسانه اجتماعی برند شما یکنواخت، با کیفیت بالا و همیشه مطابق با نام تجاری است.
مطمئن شوید که شرکت شما یک راهنمای سبک ایجاد کرده است . این یک سند مفصل است که نشان می دهد رسانه های اجتماعی شما چگونه باید ظاهر و احساس شوند. این می تواند شامل همه چیز باشد، از لحن و سبک نوشتن گرفته تا رنگ های مارک، استفاده از عکس و فونت.
وقتی همه اعضای تیم بازاریابی از یک راهنمای سبک کار می کنند، تأیید بسیار آسان تر است. سازندگان محتوا از سند برای هدایت کار خود استفاده می کنند. در همین حال، سردبیران و مدیران می توانند برای اطمینان از رعایت استانداردها و دستورالعمل های برند به سند مراجعه کنند.
مرحله 4: یک کتابخانه محتوا بسازید
کتابخانه محتوا یک مجموعه موجود از دارایی های اجتماعی تایید شده است. این می‌تواند شامل گرافیک، قالب‌ها و منابع دیگری برای توسعه‌دهندگان محتوای شما باشد تا از آنها هنگام ایجاد پست‌های جدید استفاده کنند.
شروع با دارایی های یک کتابخانه از پیش تأیید شده روند تأیید شما را به طور قابل توجهی آسان می کند. ذینفعان ارشد می توانند مطمئن باشند که بسیاری از عناصر حتی قبل از ایجاد پست تایید شده اند.
مرحله 5: جدول زمانی و ضرب الاجل تعیین کنید
فرآیند تایید رسانه های اجتماعی شما باید به یک جدول زمانی گره خورده باشد که به همه اجازه می دهد زمان کافی برای تکمیل بخشی از فرآیند خود را داشته باشند.
با تعیین اینکه به طور متوسط چقدر طول می کشد تا سازندگان محتوای شما تعداد مشخصی پست را تولید کنند، شروع کنید. سپس تعیین کنید که ویرایش آن محتوا چقدر طول می کشد، آن را برنامه ریزی کنید و تایید کنید.
سپس، برای تنظیم جدول زمانی که برای همه منطقی باشد، به عقب کار کنید. این به جلوگیری از وحشت لحظه آخری یا تنگنای محتوا کمک می کند.
همچنین ضرب‌الاجل‌های منظم و برنامه‌ای تنظیم کنید که همه را برای تحویل به موقع مسئول نگه دارد.
به عنوان مثال، یک فرآیند تأیید مداوم رسانه های اجتماعی ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- سازندگان محتوای پیش‌نویس‌شده را تا پانزدهم هر ماه تحویل می‌دهند.
- ویراستارانی که محتوای نهایی را تا بیستم هر ماه تحویل می‌دهند.
- مدیران محتوای ویرایش شده و با کیفیت را برای ماه بعد قبل از پایان ماه جاری برنامه ریزی می کنند.
البته، این جدول زمانی فقط برای محتوای همیشه سبز یا محتوایی که استثنایی به موقع نیست کار می کند. ممکن است لازم باشد مجموعه دومی از ضرب‌الاجل‌ها یا جدول‌های زمانی ایجاد کنید که به برند شما اجازه می‌دهد به روندهای اجتماعی در زمان وقوع پاسخ دهد.
مرحله 6: گردش کار و اعلان های خود را تعریف کنید
فرآیند تایید رسانه های اجتماعی شما یک جریان کاری است که در آن محتوا از فردی به فرد دیگر منتقل می شود تا در نهایت پست شود. شما قبلاً نقش ها و ضرب الاجل های همه را مشخص کرده اید. اکنون زمان استفاده از این اطلاعات برای تنظیم گردش کار و اعلان ها است.
در حالت ایده‌آل، گردش کار شما باید به‌طور خودکار محتوا را از یک نفر به فرد دیگر منتقل کند، و به هر فرد اطلاع دهد که نوبت به سر کار برسد. نگه داشتن همه چیز در یک سیستم تضمین می کند که همه می دانند همه چیز در کجای فرآیند تأیید قرار دارد. همچنین تضمین می کند که فقط یک نفر در یک زمان تغییراتی در محتوا ایجاد می کند.
بنابراین، چگونه مطمئن می‌شوید که همه وقتی نوبتشان می‌شود مطلع شوند؟ می توانید از ایمیل، اعلان های Slack یا سایر ابزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید.
اما احتمالاً باید اشاره کنیم که استفاده از Hootsuite به‌عنوان ابزار تأیید رسانه‌های اجتماعی به شما امکان می‌دهد گردش کار و هشدارها را تنظیم کنید تا هرگز پیام یا وظیفه‌ای را از دست ندهید.
Hootsuite همچنین به همه اجازه می دهد در یک پلت فرم کار کنند. ویراستاران و مدیران می توانند محتوا را برای تغییرات به سازندگان محتوا برگردانند، یا قبل از اینکه کارها را به جلو ببرند، خودشان تغییرات جزئی ایجاد کنند. کارمندان می توانند زمان مورد نیاز و تکمیل کارشان را پیگیری کنند.
هنگامی که در حال طراحی گردش کار خود هستید، ایده خوبی است که ابزارها و برنامه هایی را وارد کنید که می توانند به ایجاد محتوا آسان تر و شناسایی مشکلات محتوا کمک کنند.
برخی از ابزارهای عالی که باید برای گردش کار خود در نظر بگیرید عبارتند از:
- Grammarly برای پشتیبانی از وضوح املایی، دستور زبان و نوشتار.
- Visme برای پشتیبانی از طراحی.
- Pictographr برای پشتیبانی از ویرایش عکس.
Hootsuite همچنین دارای ابزارهای داخلی برای بررسی املا و ویرایش تصویر است.
مرحله 7: نظارت و بازنگری در صورت نیاز
برای مدتی فرآیند تایید رسانه های اجتماعی خود را امتحان کنید و ببینید که چگونه برای تیم شما کار می کند. سپس همه را دور هم جمع کنید تا در مورد هر گونه سکسکه یا جایی که ممکن است جایی برای بهبود وجود داشته باشد، بحث کنید.
هدف همیشه آسان کردن زندگی برای تیم است نه سخت تر. اگر فرآیند دست و پا گیر شود، کار نمی کند. به دنبال بازخورد منظم از اعضای تیم باشید تا همه احساس ارزشمند بودن و مشارکت داشته باشند.
احتمالاً قبلاً برخی از مزایای ایجاد یک فرآیند رسانه اجتماعی را جمع آوری کرده اید. اما چند مورد وجود دارد که ما می خواهیم به صراحت آنها را صدا کنیم.
1. اطمینان حاصل کنید که محتوا با صدای برند و استراتژی شما سازگار است
ما قبلاً در مورد ایجاد یک راهنمای سبک رسانه اجتماعی برای کمک به هدایت محتوا و فرآیند تأیید صحبت کردیم. این یک راه خوب برای کمک به حفظ محتوای شما در برند است.
اما هیچ چیز به اندازه تخصص ترکیبی تیم شما نیست. کار کردن از طریق یک فرآیند تضمین می کند که همه می توانند تخصص خاص خود را، هم در زمینه مهارت های اصلی خود و هم در دانش خود از تاریخچه و سبک برند، به اشتراک بگذارند.
قرار دادن فرآیند بررسی به شما بهترین فرصت را می دهد تا قبل از انتشار محتوا، خطاها را دریافت کنید. حتی بهترین ویراستاران گاهی اوقات یک پیوند شکسته یا کاما را از دست می دهند. دست های بیشتر به معنای شانس بیشتری برای درست کردن آن است.
2. از اشتراک گذاری رمز عبور خودداری کنید و دسترسی را کنترل کنید
به اشتراک گذاری رمز عبور، هم در تیم ها و هم با مشاوران و پیمانکاران خارجی، یک کابوس امنیتی است.
فرآیند تأیید رسانه های اجتماعی همراه با ابزارهای خوب مدیریت رسانه های اجتماعی به همه اجازه می دهد تا کار خود را در یک سیستم بدون نیاز به اشتراک گذاری رمزهای عبور انجام دهند.
فرآیند تأیید همچنین باید به شما امکان دهد میزان دسترسی هر یک از اعضای تیم را کنترل کنید. شما می خواهید چندین نفر بتوانند محتوا ایجاد کنند، اما احتمالاً فقط تعداد کمی مجوز تأیید دارند.
3. کارآمدتر همکاری کنید
حلقه زدن مداوم در کل تیم خود – با سهامداران متعدد – می تواند سنگین باشد. انجام این کار از طریق ایمیل یا ارسال اسناد در اطراف، با کارایی تداخل دارد، روند کار را کاهش می دهد و می تواند بر تقویم محتوای رسانه های اجتماعی شما تأثیر بگذارد . گردش کار تایید فرآیند را ساده می کند و بهره وری را افزایش می دهد .
به عنوان مثال، یک مدیر پروژه بازاریابی جهانی در صنعت املاک و مستغلات به مشاور Forrester در مورد چالش های کار بدون ابزار گردش کار تایید گفت:
زمانی که کارمندان می‌خواستند پست بگذارند، باید دارایی‌های خود را از طریق ایمیل ارسال می‌کردند، و سپس یک فرآیند چند مرحله‌ای بود که شخصی از طرف آنها پست می‌فرستد یا دوباره از طرف آنها محتوای ارسال شده را بررسی می‌کرد.
نگه داشتن همه چیز در یک پلت فرم برای ایجاد، بررسی و ارسال بسیار موثرتر است. هنگامی که درخواست های خاصی مطرح می شود، کارکنان می دانند که چه کسی مسئول هر مرحله از فرآیند است. این بدان معناست که کارکنان می توانند به طور مستقیم و کارآمد با یکدیگر همکاری کنند.
به علاوه، گردش کار تایید به کارمندان کمک می کند تا در برنامه باقی بمانند. از ایجاد محتوا، فراموش شدن یا منتشر نشدن آن جلوگیری می کند. اعلان‌ها همه را از آنچه به توجه آنها نیاز دارد آگاه می‌سازد.
گزارش Forrester به سفارش Hootsuite نشان داد که بهبود کارایی در مدیریت فرآیندهای تایید رسانه های اجتماعی می تواند 495000 دلار در زمان و تلاش در طول سه سال صرفه جویی کند. این زمان و تلاش زیادی است.
منبع: Forrester Consulting، The Total Economic Impact™ of Hootsuite
4. کنترل نسخه و دنباله ویرایش را حفظ کنید
ارسال فایل‌ها از طریق ایمیل می‌تواند منجر به بازخورد از طرف سهامداران مختلف در نسخه‌های مختلف شود. ممکن است شخصی در حال بررسی فایلی باشد که قبلاً قدیمی است. یا ممکن است شخصی مجبور باشد بازخوردی از چندین ذینفع جمع‌آوری کند و آن را در یک سند جمع‌آوری کند.
این استفاده عالی از زمان نیست. و این خطر را ایجاد می کند که نسخه اشتباه از طریق فرآیند تأیید انجام شود یا حتی منتشر شود.
فرآیند تأیید رسانه‌های اجتماعی یک مسیر ویرایش را نیز فراهم می‌کند، بنابراین می‌توانید ببینید چه کسی چه چیزی و چه زمانی تغییر داده است. این یک منبع آموزشی خوب برای همه کسانی است که در تولید محتوا نقش دارند.
در اینجا برخی از ابزارهای مورد علاقه ما برای کمک به شما در ایجاد فرآیند تأیید رسانه های اجتماعی و گردش کار آورده شده است.
1. هوت سوئیت
قبلاً دیده اید که چگونه Hootsuite می تواند به فرآیند تأیید رسانه های اجتماعی کمک کند.
استفاده از Hootsuite به این معنی است که هر بخش از فرآیند گردش کار می تواند در یک پلتفرم اتفاق بیفتد. محتوا را می توان در داشبورد Hootsuite تهیه، ویرایش و تأیید کرد.
در اینجا نحوه استفاده کارمندان ارشد تیم شما از Hootsuite برای تأیید پست های ایجاد شده توسط سازندگان رسانه های اجتماعی آمده است:
این ویژگی‌های تایید سطح بالا در طرح‌های تجاری و سازمانی Hootsuite موجود است .
طرح تیم ، که برای تیم های کوچکتر طراحی شده است، همچنین دارای عملکردهای زیادی است که برای حفظ گردش کار تایید رسانه های اجتماعی مفید است.
اعضای ارشد تیم می توانند دسترسی و نقش های تیم را مدیریت کنند و پست ها و نظرات را به اعضای خاص تیم اختصاص دهند.
2 . سستی
Slack یک پلت فرم پیام رسانی قدرتمند است که به تیم ها کمک می کند تا همکاری کنند. برنامه Slack برای Hootsuite به شما این امکان را می‌دهد که پست‌های رسانه‌های اجتماعی را مستقیماً بدون خروج از Hootsuite در Slack به اشتراک بگذارید تا امکان انتقال ساده پیام‌ها بین تیم‌ها فراهم شود.
3. Trello
این ابزار به سازماندهی تیم ها کمک می کند. وظایف را سازماندهی کنید و آنها را در کارت ها و تابلوهای Trello کد رنگ کنید. وظایف را به یکی از اعضای تیم اختصاص دهید و پس از اتمام کار، کار خود را به عنوان کامل علامت گذاری کنید. و با ویژگی «ذکر»، می‌دانید که اعضای تیم شما با پیش‌روی فرآیند هشدار داده می‌شوند.
ویژگی کشیدن و رها کردن Trello را کاربر پسند می کند. فرآیند گردش کار را تجسم می کند و کل تیم می توانند با آشکار شدن تأییدیه ها از آن مطلع شوند.
با زمان و تلاش کمتر، یک استراتژی بازاریابی رسانه اجتماعی برنده بسازید. از ویژگی های تایید رسانه های اجتماعی Hootsuite استفاده کنید تا مطمئن شوید هیچ یک از پست های شما از بین نمی رود. کار را به هم تیمی های خود اختصاص دهید، زمانی که محتوا نیاز به ویرایش دارد اعلان دریافت کنید و بازخورد خود را به یکدیگر ارائه دهید – همه از یک داشبورد. امروز آن را رایگان امتحان کنید.
